Vereinbarung zur Nutzung der gemeinsamen ,,Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue"

Vereinbarung zur Nutzung der gemeinsamen ,,Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue"

(öffentlich - rechtliche Vereinbarung}

 

zwischen

 

der Gemeinde Elsteraue

vertreten durch den Bürgermeister

nachstehend "Gemeinde Elsteraue" genannt

 

und

 

der Stadt Lützen

vertreten durch den Bürgermeister

 

der Verbandsgemeinde Wethautal

vertreten durch die Verbandsgemeindebürgermeisterin

nachstehend "Vertragspartner" genannt

 

 

 

Präambel

 

Die beteiligten Kommunen gehen davon aus, dass die Zusammenarbeit bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, die durch die Vielzahl gesetzlicher Regelungen geprägt ist und ausgeprägtes Spezialwissen verlangt, für alle Seiten erhebliche qualitative und wirtschaftliche Vorteile bringt.

 

Aufgrund von § 1, § 2 Abs. 1 und 2 sowie § 3 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit des Landes Sachsen -Anhalt vom 26.02.1998 in der derzeit gültigen Fassung vom 22.06.2018 {GVBI. LSA S. 166) wird folgende Vereinbarung über die Übernahme von Vergabeverfahren der Vertragspartner durch die Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue geschlossen.

 

§ 1 Gegenstand

 

1. Die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue können einander bei der Durchführung ihrer Aufgaben unterstützen. Die Kooperationspartner sind sich einig, dass die Aufgabe der Vertragspartner im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge von der Gemeinsamen Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue übernommen werden sollen.

2. Gemeinsames Ziel der Zusammenarbeit ist die rechtskonforme, rechtssichere und wirtschaftliche Abwicklung der Vergabeverfahren. Die gemeinsame Aufgabenerfüllung durch die Nutzung einer gemeinsamen Vergabestelle führt zu einer effizienten und zielorientierten Aufgabenerfüllung für alle Beteiligten. Gleichzeitig soll durch den Einsatz einer einheitlichen E­Vergabelösung die Wirtschaftlichkeit gefördert und ein einheitlicher Standard realisiert werden.

3. Die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue schaffen eine Organisationseinheit, die ,,Gemeinsame Vergabestelle {GVS)", die bei der Gemeinde Elsteraue eingebunden ist.

4. Die GVS handelt dabei stets im Auftrag der Vertragspartner sowie auf deren Rechnung. Die Vertragspartner bleiben in allen betroffenen Vergabeverfahren Auftraggeber und Vergabestelle.

5. Zur Erfüllung dieser Ziele können die Vertragspartner die GVS durch Übertragung der Aufgabe der Abwicklung aller förmlichen Vergabeverfahren nach vergaberechtlichen Vorschriften und den jeweiligen Vergabeordnungen der Vertragspartner nutzen.

 

§ 2 Kooperatives Konzept

Die Aufgabenverteilung zwischen der Gemeinsamen Vergabestelle und den Vertragspartnern ergibt sich aus der Anlage zu dieser Vereinbarung - Aufgabenabgrenzung im Vergabeverfahren -, die ausdrücklich Bestandteil der Vereinbarung ist.

 

§ 3 Aufbau und Betrieb

 

1. Die Gemeinde Elsteraue baut eine Vergabestelle mit 2 Beschäftigten (Leiter/in und Mitarbeiter/in) auf und stellt die Räumlichkeiten sowie die erforderlichen Sach- und Betriebsausstattungen zur Verfügung.

2. Die in der Gemeinsamen Vergabestelle Beschäftigten haben sich regelmäßig fortzubilden. Dies ist durch die Gemeinde Elsteraue zu gewährleisten.

3. Eine zukünftige Neubemessung der Personalausstattung erfolgt im Rahmen einer Abstimmung zwischen der Gemeinde Elsteraue und den Vertragspartnern.

4. Die Kosten der GVS sind der Gemeinde Elsteraue entsprechend § 4 der Vereinbarung von den Vertragspartnern zu erstatten.

5. Erstattungsfähige Kosten im Sinne des § 4, Abs. 2 sind allein die für die Leistungserbringung tatsächlich entstehenden Personalkosten der im Abrechnungszeitraum (Haushaltsjahr) besetzten Stellen sowie die hierfür erforderlichen Sach- und Gemeinkosten.

 

§ 4 Kostenerstattung

 

1. Die Gemeinde Elsteraue ermittelt jährlich nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen die entstehenden Abschreibungen sowie die Sach- und Personalkosten für die GVS.

2. Maßgeblich für den zwischen den Parteien aufzuteilenden Gesamtaufwand sind die tatsächlichen Kosten, die durch Gesetz, Tarifvertrag, Fortbildung u. ä. entstehen.

3. Die Stadt Lützen und die Verbandsgemeinde Wethautal erstatten der Gemeinde Elsteraue die ermittelten Kosten. Diese teilen sich in Fixkosten und Personalkosten. Die Fixkosten werden zu gleichen Teilen auf die 3 Vertragspartner und die Personalkosten entsprechend der jährlich für den einzelnen Vertragspartner durchgeführten Vergabeverfahren aufgeteilt.

4. Der Erstattungsbetrag ist von der Gemeinde Elsteraue für jedes Haushaltsjahr auf der Grundlage des vorläufigen Rechnungsergebnisses des Vorjahres vorläufig festzusetzen und durch die Vertragspartner zum 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. abschlagsmäßig zu entrichten. Mit der Abschlagszahlung 15.11. werden zugleich evtl. Überzahlungen oder Unterzahlungen des Vorjahres, die sich aus dem Vergleich der geleisteten Abschlagszahlungen mit dem bestätigten Rechnungsergebnis ergeben, verrechnet.

Die Abschlagsrechnungen des ersten Rumpfjahres erfolgen auf der Grundlage einer Kostenschätzung.

 

§ 7 Laufzeit der Zweckvereinbarung, Beendigung

 

1. Die Zweckvereinbarung tritt zum 01.01.2021 in Kraft. Sie wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

2. Jeder Beteiligte hat das Recht, eine Anpassung des Vertragsverhältnisses für den Fall zu verlangen, dass sich die Verhältnisse, die für die Festsetzung des Vertragsinhalts maßgebend gewesen sind, so wesentlich geändert haben, dass ein Festhalten an der ursprünglichen vertraglichen Regelung nicht zumutbar ist. Hierbei hat die Erreichung einer wirtschaftlichen Lösung oberste Priorität.

3. Die Gemeinde Elsteraue und die Vertragspartner haben das Recht, aus dieser Vereinbarung mit einer Frist von 1 Jahr zum Ende eines Kalenderjahres auszutreten. Der Austritt ist schriftlich zu erklären und zu begründen.

4. Abweichend von Abs. 3 kann ein Austritt aus wichtigem Grund jederzeit erfolgen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn die Fortsetzung der Vereinbarung aus wirtschaftlichen Gründen nicht mehr zumutbar ist.

5. Wenn einer der Beteiligten der Zweckvereinbarung wiederholt gegen, in dieser Vereinbarung getroffene Abreden verstößt und den anderen Partnern ein Festhalten an der Vereinbarung nicht mehr zumutbar ist, besteht die Möglichkeit des Ausschlusses des Vertragspartners.

6. Im Falle des Austritts oder des Ausschlusses aus der Zweckvereinbarung regeln die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue die Abwicklung durch Vertrag. Alle Beteiligten gleichen die Auswirkungen aller, der auf der Grundlage dieser Vereinbarung getroffenen Entscheidungen solidarisch zu gleichen Teilen aus. Davon betroffen sind auch Personalentscheidungen. Gleiches gilt für die Auflösung der Zweckvereinbarung.

 

§ 8 Loyalitätsklausel

 

Beim Abschluss dieser Zweckvereinbarung können nicht alle Möglichkeiten, die sich aus der künftigen rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Entwicklung ergeben können, vorausgesehen und erschöpfend geregelt werden. Die beteiligten sind sich darüber einig, dass für ihre Zusammenarbeit die Grundsätze gegenseitiger Loyalität zu gelten haben. Sie sichern sich gegenseitig zu, die Vereinbarung in diesem Sinne zu erfüllen und gegebenenfalls künftige Änderungen der Verhältnisse unter Heranziehung der allgemeinen Grundsätze von Treu und Glauben vorzunehmen.

 

§ 9 Salvatorische Klausel

 

1. Sollten Bestimmungen dieser Vereinbarung oder eine künftig in sie aufgenommene Bestimmung ganz oder teilweise rechtsunwirksam oder nicht durchführbar sein oder ihre Rechtswirksamkeit oder Durchführbarkeit später verlieren, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht berührt. Das Gleiche gilt, soweit sich herausstellen sollte, dass die Vereinbarung eine Regelungslücke enthält.

 

2. Die Beteiligten verpflichten sich, anstelle einer unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung einer Regelungslücke eine Regelung zu treffen, die dem am nächsten kommt, was die Beteiligten dieser Vereinbarung gewollt haben oder nach dem Sinn der Vereinbarung bedacht hätten.

§ 10 Inkrafttreten

1. Die Zweckvereinbarung tritt zum 01.01.2021 in Kraft.

2. Die Beteiligten haben die Zweckvereinbarung nach den für ihre Satzungen geltenden Vorschriften öffentlich bekanntzumachen.

 

Gemeinde Elsteraue                                               Stadt Lützen

Elsteraue, den 21.12.2020                                    Lützen, den 21.12.2020


Buchheim                                                                  Weiß

Bürgermeister                                                          Bürgermeister

 

 

Verbandsgemeinde Wethautal

Osterfeld, den 21.12.2020

 

Beckmann

Verbandsgemeindebürgermeisterin

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